eparo hat gemeinsam mit tesa erfolgreich einen Remote User Research durchführt. Dieser Artikel beschreibt, wie unsere Praxis-Erfahrungen euch dabei helfen können, trotz „Social Distancing“, im Team arbeitsfähig zu bleiben. Ihr wollt gemeinsam nutzerzentrierte Erkenntnisse gewinnen und Euer Projekte voranbringen, auch wenn sich das Team nicht physisch treffen kann? Hier findet Ihr 10 Dinge, die wir in unserem Projekt mit tesa gelernt haben, um Nutzertests und Workshops auf Distanz erfolgreich zu gestaltet.
User Research heißt Nutzer beobachten, befragen und so aus 1. Hand echte Erkenntnisse gewinnen – das geht am besten gemeinsam im Team. Bei der gemeinsamen Beobachtung und Auswertung trägt jeder aus dem Team mit seinem Expertenblick und vielen, vielen Post-Its dazu bei, dass bei der Ableitung von Handlungsempfehlungen an alles gedacht wird und gewonnene Erkenntnisse auch in umsetzbare Maßnahmen überführt werden können. eparo arbeitet seit 14 Jahren erfolgreich nach dieser Methode. tesa ist ebenfalls überzeugt von dieser Arbeitsweise und führt daher eine umfangreiche Nutzerstudie zum Online-Verhalten gemeinsam mit eparo durch. Zusätzlich hat tesa für Workshops und Teamarbeit extra Workspaces und Workshop Räume eingerichtet, um den persönlichen Austausch und das gemeinsame Arbeiten zu fördern.
Ihr kennt das Problem, denn auch in eurem Team ist der Austausch durch die aktuellen Maßnahmen stark eingeschränkt und die Projekte gehen nicht mehr so richtig voran.
Home-Office ist ja für 2-3 Tage mal ganz schön, aber so ganz ohne Meetings und Workshops im Team geht eigentlich gar nichts mehr. 2 Meter Abstand und Schutzmaske – auch keine Option! Was bleibt, ist die Durchführung von Remote Meetings und Workshops!
Wie bekommt man das Team dazu, sich mit ganzer Aufmerksamkeit auf das Thema zu konzentrieren? Wie kann aus der Ferne ein Teamgefühl entstehen und wie schafft man es, auch bei 4-5 Stunden im virtuellen Meeting-Raum fit und konzentriert zu bleiben?
Auf diese Fragen möchten wir euch jetzt Antworten aus der Praxis eines Remote User Researches* für tesa geben, denn das funktioniert tatsächlich! Die genutzten Tools und weitere Infos zu dem Projekt findest Du am Ende dieses Beitrages in Listenform (mit Links zu den jeweiligen Anbieter-Seiten).
Der erste Tagesordnungspunkt bei einem Meeting bestehend aus Vorstellungsrunde und der Besprechung der Agenda, muss bei Remote Meetings und Workshops schon vorher allen Teilnehmern klar sein. Die Aufgabe dafür liegt bei dem, der das Meeting einstellt, also im Zweifelsfall bei euch bzw. dem Moderator!
Die Einladung zum Termin sollte daher folgende Punkte beinhalten, damit alle schon vor dem Termin verbindlich wissen, was auf sie zu kommt und so die Möglichkeit haben, vorab Fragen zu klären:
- Worum geht es konkret?
- Was ist das Ziel des Termins, was wollen wir gemeinsam erreichen?
- Wann geht es los, wie lange geht es und wann sind die Pausen?
- Wann geht es los, wie lange geht es und wann sind die Pausen?
- Wer muss dabei sein?
- Was wird dafür gebraucht (Hardware, Software, etc.)?
- Einwahldaten, also Links und Telefonnummern
- Kontaktdaten, unter denen ihr auch während des Meetings direkt erreichbar seid
„Hätte ich das früher gewusst, dann hätte ich auch teilnehmen können.“ Wenn diese Aussage von einem entscheidenden Teilnehmer kommt, kann das im Zweifelsfall bedeuten, dass das ganze Meeting verschoben werden muss. Oder noch schlimmer, das Meeting findet ohne den Kollegen statt und die Ergebnisse sind am Ende nicht nutzbar, weil die eine wichtige Information von eben diesem Kollegen gefehlt hat.
Deshalb unbedingt genug Vorlauf einplanen und die Einladung 2 Wochen vor dem Termin an alle persönlich versenden. Idealerweise versendet ihr die Einladung direkt mit allen Infos (siehe 1.) über euer Kalender Tool und seht so auch den aktuellen Teilnehmer-Status.
Hilfreich ist auch, mit allen Teilnehmern einmal vorab telefonisch zu sprechen, die Erwartungen zu managen und im persönlichen Gespräch zu unterstreichen, wie wichtig der Termin und die Teilnahme ist.
Irgendwas ist immer. Deshalb gilt: macht euch mit der Technik vertraut und testet das Setup eine Woche vor dem eigentlichen Termin. So habt ihr genug Zeit um ggf. Alternativen zu finden, wenn etwas nicht klappt. Wenn es Teilnehmer gibt, die zum ersten Mal dabei sind, dann hilft es, mit diesen vorab einen Check zu machen und eine 2-er Konferenz mit dem gleichen Setup zu proben. Das gibt euch und dem Teilnehmer Sicherheit für den „echten“ Termin.
Die Technik ist tatsächlich der Teil bei einem Remote Workshop, bei dem am meisten schief gehen kann. Deshalb solltet ihr hier unbedingt fit sein, die gängigsten Probleme kennen und verstehen. Dieses Wissen hilft dabei, im Live-Betrieb Ruhe zu bewahren und eine Lösung zu finden. Denn egal, wie gut ihr vorher alles testet, es wird immer irgendwas nicht so klappen wie geplant. Nachfolgend eine kleine (unvollständige) Liste von Problemen, die wir selbst beim tesa User Research hatten und deren Lösung:
- Kein Bild vom Teilnehmer: Webcam im Video-Konferenz Tool oder in den Systemeinstellungen aktivieren, ggf. Sticker vor Kamera entfernen
- Kein Ton: Im Video-Konferenz Tool oder in den Systemeinstellungen aktivieren
- Kann sich nicht einloggen: Link prüfen, Sicherheitseinstellungen prüfen, ggf. Software wechseln (vorab klären), telefonisch einwählen
- Schlechtes Bild/Ton: Internetverbindung prüfen, anderen Platz aufsuchen, LAN-Kabel statt WLAN nutzen
- Bild zu dunkel: Licht von vorn, nicht vor Fenster setzen
- Ton schlecht: Headset nutzen oder über Telefon einwählen, ruhigen Raum aufsuchen
- Co-Working Software zu langsam: Handschriftliche Notizen machen und später übertragen
- Zoom Sicherheitslücke: Link und Passwort nutzen oder Software wechseln
- Datenschutz: Datenschutzvorgaben beachten, Datenschutzvereinbarung (online) unterzeichnen lassen
- Unvorhergesehenes: Ruhe bewahren, ggf. Teilnehmer per Telefon dazu holen
Habt ihr auch schon mal Probleme bei einer Videokonferenz oder einem virtuellen Meeting gehabt und konntet das Problem lösen? Schreibt mir in den Kommentaren.
Remote Meetings und Workshops sind super anstrengend für alle Beteiligten.
Man muss sich mehr konzentrieren und schaut die ganze Zeit auf einen Bildschirm, das nervt. Wenn dann etwas nicht klappt (siehe 3. Technik) und alle schon etwas genervt sind, wiegt jeder Fehler doppelt schwer. Charme und Erfahrung, die im persönlichen Meeting solche Fehler ausbügeln können, helfen einem remote leider auch nicht weiter.
Da bleibt nur noch eine extrem gründliche Vorbereitung, damit alle Unterlagen, die im Workshop genutzt werden, perfekt sind. Es kommt auf jeden Schreibfehler, jedes falsche Wort und jedes Dokument an. Deshalb sollten alle Vorlagen, die im Meeting genutzt werden, doppelt auf folgende Punkte geprüft werden.
- Werden die Teilnehmer geduzt oder gesiezt?
- Sind wirklich keine Fehler im Dokument?
- Wird das richtige (Unternehmens-) Wording verwendet?
- Kann man die Dokumente auch mit mehreren Teilnehmern gleichzeitig nutzen/bearbeiten?
- Ist alles gut lesbar und verständlich? Auch für jemanden, der die Vorlagen zum ersten Mal sieht?
- Ist für alle der Zugriff möglich? (Systembeschränkungen/Sicherheitseinstellungen)?
- Gibt es eine „Gebrauchsanweisung“, die man im Dokument integrieren kann?
- Sind die Bereiche, die nicht verändert werden sollen gesperrt?
- Bei vorher aufgezeichneten Videos die Bild und Tonqualität prüfen
- Die Vorbesprechung rausschneiden
- Offline Fallback Varianten bereithalten (z.B. Excel-Dokument statt mural-Whiteboard)
Interviews sind wie Paartanz. Der Interviewleiter führt dabei mit feiner Hand und viel Gespür, für den Tanzpartner (den Teilnehmer) kaum spürbar und ohne Zwang. So entsteht ein natürliches Gespräch im Dialog und nur so auch verwertbare Ergebnisse.
Das Ziel ist ein Gespräch, das wie ein harmonischer Tanz, ganz natürlich fließt. Der Teilnehmer gibt das Tempo und den Tanzstil vor und der Interviewleiter die Richtung.
Genug der Tanzschulmetaphorik, remote geht das nämlich nicht! Vor allem, weil die ebenfalls remote durchgeführte Beobachtung und Auswertung durch einen individuellen Gesprächsverlauf deutlich erschwert, wenn nicht sogar unmöglich wird.
Deshalb heißt es bei Remote Interviews, UX-Tests und Befragungen: So dicht am Leitfaden wie möglich!
Das heißt nicht, dass die Fragen aus dem Leitfaden abgelesen werden und man gar nicht auf die Antworten eingeht, jedoch deutlich weniger als bei einem persönlichen Gespräch.
Außerdem hilft es, für die Beobachter den genauen Wortlaut der Frage oder Kategorie zu nennen, damit die Beobachtungen direkt richtig zugeordnet werden können.
Das geht ganz einfach mit kleinen Einleitungssätzen, zum Beispiel:
- „Kommen wir nun zu meiner nächsten Frage“ oder
- „Ich möchte gern von Dir wissen, was hältst Du vom Thema „Remote Beobachten“
Hier hat meine Kollegin Julia übrigens sieben Tipps zum Thema remote Testing gesammelt. Schaut gerne auch da mal vorbei.
Echte Nutzer im Team beobachten, das ist besser als Kino, gerade, weil man vorher dachte schon alles zu wissen und dann jedes Mal wieder neue Überraschungen erlebt und Erkenntnisse gewinnt. Da wir schon lange keine Einwegspiegel mehr benutzen, sondern die Interviews direkt per Live-Stream in den Beobachtungsraum senden, ändert sich hier von den technischen Voraussetzungen nichts. Das ist ein erprobtes Vorgehen und wird bei eparo seit 14 Jahren so gemacht.
Was jetzt anders ist: Jeder Beobachter schaut von woanders zu. Hört sich komisch an, geht aber gut! Dafür wird der Streaming Link mit allen Beobachtern geteilt und so zeitgleich zugeschaut. Parallel erfassen die Beobachter über ein Co-Working Tool (miro oder mural) ihre eigenen Beobachtungen auf Post-Its. Wir lieben Post-Ist und ohne geht es auch remote bei eparo nicht. Zwischen den Interviews werden die Post-Its im eigenen Bearbeitungsbereich (jeder Beobachter hat seinen eigenen Bereich) sortiert und aufgeräumt. So kann man an einem Tag bis zu 5 Interviews im Team remote beobachten.
Zwischen den Interviews sind Pausen wichtig und wir machen auch mal Lockerungs- und Yogaübungen, damit alle fit bleiben. Wichtig ist, dass die Beobachtung diszipliniert erfolgt, dafür sollte der Meeting-Veranstalter sorgen, mit klaren Ansagen und ggf. direkter Ansprache. Was sich bei unserem User Research mit tesa besonders bewährt hat:
- 30 Minuten Vorbereitungs- und Einweisungszeit zum Start des Meetings fest mit einplanen, damit bei allen die Technik steht und die genutzten Tools (z.B. mural) kurz vorgestellt werden können.
- Spätestens nach 90 Minuten eine Pause (mindesten 15 Minuten) einbauen. Bei längeren Terminen eine große Mittagspause einplanen (90-120 Minuten), denn hier müssen ggf. Kinder versorgt, andere Aufgaben erledigt und nebenbei noch was gegessen werden.
- Akribisches Einhalten des Zeitplanes, dazu gehören auch die Pausen! (siehe auch 8.)
- Teilnehmer immer aktiv mit einbinden und ggf. direkt und mit Namen adressieren, um die Aufmerksamkeit wieder sicher zu stellen. Das klingt ein bisschen nach „Schulmeisterei“, ist es auch, aber anders geht es nicht, da sonst alle abgelenkt werden.
- Wenn längere Phasen „nur“ beobachtet bzw. zugehört wird, das eigene Audio-Signal ausschalten.
- Alle Teilnehmer aktivieren ihre Webcam, immer. Das ist die einzige Möglichkeit um sicherzustellen, dass auch wirklich alle Teilnehmer teilnehmen.
- Gute Kopfhörer, genug zu Trinken, kleine Snacks bereitlegen und, wenn möglich, einen höhenverstellbaren Schreibtisch einrichten, so bleibt ihr lange fit.
Der Auswertungsworkshop ist der komplexeste Teil einer Remote Studie, denn hier kommt es darauf an, die Beobachtungen zu analysieren und gemeinsam Erkenntnisse zu gewinnen.
Die Betonung liegt auf “gemeinsam”. Für bestmögliche und nachhaltige Ergebnisse, die zu direkt umsetzbare Maßnahmen führen, muss der Input aller Teammitglieder in den Workshop einfließen. Alle Teilnehmer müssen also aktiv sein und zwar die ganze Zeit mit hoher Konzentration. Das ist super anstrengend und muss daher sorgfältig moderiert und geführt werden. Dabei noch die Stimmungen der einzelnen Teilnehmer zu erfassen, ist für einen Moderator nicht möglich.
Die Aufgabenteilung sieht bei uns wie folgt aus:
Moderator 1 (fachliche Führung):
- Begrüßung und Vorstellung der Agenda
- Führung bei der Beobachtung
- Inhaltliche Workshop-Leitung (was und mit welchem Ziel)
- Zusammenfassungen kommunizieren
- Feedback von den Teilnehmern berücksichtigen/einfordern
- Zielgerichtete und ergebnisorientierte Zusammenarbeit sicherstellen
- Protokoll und Ordnung der gemeinsam bearbeiteten Dokumente (z.B. Mural-Dokumentation)
Moderator 2 (disziplinarische Führung):
- Reaktionen und Feedback der Teilnehmer erfassen
- Für eine aktive und konstruktive Mitarbeit sorgen
- Zeitmanagement inkl. Pausen
- Organisatorisches und technisches Trouble-Shooting
- Fachliche Hinweise und inhaltliche Unterstützung
Das wichtigste ist, dass alle Teilnehmer motiviert sind und bleiben, den Inhalten folgen können und aktiv mitarbeiten. Das ist mit 2 Moderatoren einfach besser zu erreichen.
Um für mehr Abwechslung sowie körperliche und geistige Frische zu sorgen, kommt bei uns sogar manchmal ein 3. Moderator dazu, um Yoga und Lockerungsübungen anzuleiten. Das ist super wirkungsvoll, um den Kopf frei zu bekommen und nach langem Sitzen und Auf-den-Bildschirm-Starren eine gute Maßnahme, um wieder fit zu werden.
Und zwar im wahrsten Sinne des Wortes. Neben den einzelnen Beobachtungen von Remote Tests, die ja sowieso zeitlich vorgegeben sind, müssen auch und gerade die Pausen zeitlich fest geplant und von allen Teilnehmern akribisch eingehalten werden. Wenn nur ein Teilnehmer nicht rechtzeitig am Start ist, muss das ganze Team warten. Und man weiß ja nicht wie lange und ob derjenige überhaupt wiederkommt.
Damit alle Teilnehmer wissen, wann es weiter geht und trotzdem mal zwischendurch etwas anderes machen können, haben wir einen Wecker als Pausenscreen eingebaut. Mit diesem Timer wird visuell auf den Bildschirmen aller Teilnehmer die verbleibende Zeit (für die Pause) visuell angezeigt. Das kann ein klassischer Wecker, oder auch etwas Spielerisches sein, Hauptsache, auf dem Screen ist visuell erfassbar, wann es weiter geht. (Hier geht’s zu einem sehr schönen Beispiel)
Wer es ganz dramatisch mag, kann auch noch ein akustisches Signal zum Neu-Start mit einbauen. Hier bei uns in Hamburg kommt ein Nebelhorn immer gut. Was wählt ihr als regionalen akustischen Weckruf für eure Remote Meetings? Schreibt mir das in die Kommentare.
Der beste Remote Workshop und die tollsten Ergebnisse eines remote durchgeführten User Researchs sind ohne Dokumentation nur halb so viel wert. Die Ergebnisse sind nicht mit anderen teilbar, werden wieder vergessen und sind somit als Basis für die nächsten Projekt-Schritte nicht mehr nutzbar. Hier kommt die größte Stärke von Remote Workshops und Meetings zum Tragen, denn was bei Anwesenheits-Terminen (also normalen, physischen Meetings und Workshops) total nervt und im Nachgang zusätzliche Arbeit verursacht, ist bei remote durchgeführten Terminen automatisch mit dabei.
Alle Videokonferenztools haben z.B. eine eingebaute Aufnahmefunktion, mit der das ganze Meeting, oder ausgewählte Teile, aufgezeichnet werden können. Später kann man einfach nochmal reinschauen und nichts geht verloren.
Das gilt auch für die gemeinsam bearbeiteten Dokumente z.B. in mural, miro, aber auch Präsentationen oder Word und Excel-Dokumente, die gemeinsam im Termin bearbeitet wurden. Die gesammelten Notizen, virtuellen Post-Its und alles, was sonst noch während des Remote Termins entsteht, ist ja bereits digital festgehalten. Das spart den Arbeitsschritt der nachträglichen manuellen Erfassung, um z.B. Whiteboard Skizzen oder Post-Its zu digitalisieren. Am Ende muss man nur noch die Ergebnisse per Link mit allen teilen und fertig ist die Dokumentation. Schöner Nebeneffekt: Man hat dann auch gleich alle E-Mail Kontakte der Teilnehmer, wer weiß, wofür man die nochmal braucht. :)
Die Auswahl an digitalen Tools für remote Meetings und Workshops ist riesig.
Eine vollständige Liste gibt es nicht und damit auch keine finale Gewissheit, ob man das beste Tool gewählt hat. Man kann sich endlos mit diesem Thema beschäftigen, ohne zu wissen, ob man die beste Lösung gewählt hat. Und doch gibt es eine ganz einfache Methode, um schnell eine gute Auswahl zu treffen: Fragt einfach jemanden, der schon mal einen Remote Termin moderiert hat, welche Tools sie oder er empfehlen kann, das ist der schnellste und nicht der schlechteste Weg.
Das Wichtigste, was wir aus unseren Erfahrungen mit tesa und mit vielen anderen Studienteilnehmern sagen können ist, dass die Tools folgende Bedingungen erfüllen sollten, um im Termin bestmöglich zu unterstützen:
- So wenig Anwendungen wie möglich
- Einfache, möglichst intuitive Nutzbarkeit (Usability)
- Stabilität und Performance der Anwendung auch bei vielen Teilnehmern
- Datensicherheit und Rechtevergabe
- Ohne Installation auf dem Rechner nutzbar
- Bekanntheit und bereits aktive Nutzung durch die Teilnehmer
Denn eines ist ja klar, wenn euer Ansprechpartner beruflich nur Microsoft Teams nutzen kann, braucht ihr nicht lange nach einer Video-Konferenz-Lösung zu suchen.
Hier die Liste von Anwendungen, die ihr für eine erfolgreiche Remote Session braucht und nachfolgend die Links, zu den von uns gewählten und genutzten Lösungen:
- Videokonferenz-Anwendung, das Rückgrat Deiner Remote Session
- Streaming-Lösung, z.B. für das Beobachten von Interviews
- Virtuelles Whiteboard, für Post-Its, Notizen, Scribbles und Skizzen.
- Datenaustauschplattform, für das Bereitstellen größerer Datenmengen und der Dokumentation
- Terminplanungs-App (Kalender), um den Termin zu koordinieren
- Excel, Word und Powerpoint Online
Linkliste:
- zoom Videokonferenz-Software ohne Installation mit Link und Passwort nutzbar (am besten über Chrome)
- mural virtuelles Whiteboard zum Co-Working auf Basis von digitalen Post-It Notizen
- miro virtuelles Co-Working mit vielen Templates ebenfalls auf Basis von digitalen Post-Its
- blitzvideoserver Streaming Anbieter aus Deutschland, DSGVO konform
Johanna hat sich mal mit verschiedenen Konferenztools beschäftigt. Ihre Bewertung und Empfehlungen findet ihr hier.
* Ziel der tesa Studie ist, User Insights zu generieren. Es geht darum, die Wünsche und Bedürfnisse der Nutzer rund um das Thema „Klebelösungen“ zu ermitteln. Es sollen die wichtigsten Use Cases bzw. User Journeys ermittelt werden, um auf diesen Erkenntnissen aufbauend, die Online Maßnahmen von tesa zu optimieren. Alle Schritte der Nutzer-Studie, also Planung, Durchführung der Interviews, Beobachtung und Auswertung wurden dabei komplett remote durchgeführt.
Über den Autor:
Ich bin Peer Langermann, Senior UX-Consultant bei eparo und ich verstehe mich als Coach, der Unternehmen und Teams dabei unterstützt, nutzerzentriert zu arbeiten.
Nach mehr als 20 Jahren Erfahrung in allen Bereichen des Marketing, vom Event- über Direkt- und Produktmarketing bis hin zu e-Commerce, Online- und Mobil-Marketing sowohl auf Agentur- und Unternehmensseite, bin ich seit Ende 2017 bei eparo. Und hier habe ich meine Berufung gefunden! Ich bin begeistert von der Arbeitsweise und dem Ansatz bei eparo. Hier ist immer der Nutzer der Schiedsrichter, die Beobachtung und Auswertung unserer UX-Tests und Studien finden immer im Team, mit allen Stakeholdern und im persönlichen Austausch auf Augenhöhe statt. So entsteht echter Erkenntnisgewinn statt kontroversem Meinungsaustausch. Die Ergebnisse sind eindeutig und vom ganzen Team getragen und führen sofort zu direkt umsetzbaren Maßnahmen, ganz ohne Folgemeetings und Verkaufspräsentationen. Ich weiß ehrlich nicht mehr, warum ich jemals anders gearbeitet habe. Wenn ihr Fragen zum Thema remote UX-Research oder remote Workshops habt oder die Arbeitsweise von eparo kennen lernen möchtet, schreibt mir einfach an peer.langermann@eparo.de
oder ruf mich an unter: +49 (0)40 822 95 62 – 12
Über tesa:
tesa gehört zu den weltweit führenden Herstellern von technischen Klebebändern und Klebesystemlösungen für industrielle und professionelle Kunden sowie für Endverbraucher.
Die Anwendungen für verschiedene Industriebereiche wie die Automobilindustrie, die Elektronikbranche (z. B. Smartphones, Tablets), Druck und Papier, die Bauzulieferindustrie und Sicherheitskonzepte für einen wirkungsvollen Marken- und Produktschutz machen ungefähr 76 Prozent des Umsatzes der tesa Gruppe aus (2019: 1,378.7 Millionen Euro). 24 Prozent seines Umsatzes erzielt tesa am Endverbraucher- und Handwerkermarkt, wo 300 Produkte das Leben zu Hause und im Büro erleichtern.
Referenz: dominik.enders@tesa.de
Über eparo:
Nutzerzentrierte Produktentwicklung, Product Discovery, User Research und UX-Testings. eparo ist seit 14 Jahren mit Herzblut und vielen bunten Post-Its im Auftrag der Nutzer unterwegs. Wir bringen Nutzerverständnis in Dein Team und helfen dabei User Research als integralen Bestandteil in bestehende Arbeitsabläufe zu integrieren. Agil, flexibel und natürlich auch remote mit eparo gewinnt ihr echte Nutzererkenntnis aus erster Hand und erhaltet konkreten Handlungsempfehlungen und direkt umsetzbaren Maßnahmen zur Optimierung eurer digitalen Projekte.